Executive Assistant (National Geographic Content)
Descrição do cargo:
The National Geographic Publicity team is seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to support senior leadership with a variety of administrative responsibilities. This role includes managing calendars, completing expense reports, coordinating travel, handling internal and external communications, and assisting with content publicity and events. The Executive Assistant will support the team in creating presentation materials, providing project management, organizing department meetings, and collecting weekly updates for senior leadership.
The ideal candidate will be an effective administrator, maintaining confidentiality and representing the department professionally to both internal and external stakeholders. A high level of attention to detail, the ability to manage multiple projects with tight deadlines, and a professional demeanor are essential. Strong verbal and written communication skills and proficiency with office software are required.
Key Responsibilities:
Provide day-to-day administrative support for three senior leaders within the publicity and events team.
Manage schedules, calendars, and meetings, providing real-time scheduling support.
Coordinate meetings with necessary details and ensure effective communication.
Handle office tasks such as creating reports, preparing presentations, and setting up for meetings and events.
Manage leaders’ time efficiently, multi-task, and communicate clearly with team members.
Screen and prioritize incoming emails, forwarding them to appropriate team members.
Arrange travel plans, including flights, cars, and hotel reservations, ensuring travel details are accessible to leaders.
Prepare and submit business-related expenses using Concur/SAP delegate role in a timely manner.
Regularly correspond with senior-level executives’ assistants and external/internal partners professionally via phone and email.
Support the Nat Geo Content Communications team by sending PR updates and assisting with screening events.
Handle executive mail, shipping requests, supply orders, and invoice processing.
Take on additional administrative projects as assigned.
Basic Qualifications:
1+ years of experience on a high-volume desk in a fast-paced environment.
Strong commitment to maintaining confidentiality for all matters and documents.
Ability to make independent decisions regarding sensitive and confidential information.
Exceptional attention to detail and organizational skills with the ability to manage multiple high-priority projects.
Proactive in anticipating executive needs and efficiently managing office time.
Professional, friendly demeanor for handling a variety of responsibilities and interacting with diverse personalities.
Ability to work under tight deadlines while maintaining a calm and professional attitude.
Strong written and verbal communication skills to effectively interact with senior executives and business contacts.
Proficiency in administrative skills including phone handling, filing, and general office tasks.
Competence in Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Keynote, Google Sheets, and Zoom.
Willingness to work overtime when required.
Team player with the ability to work collaboratively across various departments.
Positive attitude, proactive, resourceful, and flexible.
Preferred Qualifications:
1+ years of experience as an Executive Assistant supporting a senior executive (e.g., Vice President).
Passion for television and familiarity with industry concepts and practices, particularly in marketing.
Experience in the entertainment industry, ideally within publicity or marketing.
Ability to troubleshoot technical issues as they arise.
Working knowledge of SAP and Concur systems.
Experience in project management.
Experience working with talent and staffing events.
Required Education:
Bachelor’s degree in communications, journalism, or a related field preferred.
The hiring range for this position in New York, NY is $54,400.00 to $74,800.00 per year based on a 40-hour work week. The amount of hours scheduled per week may vary based on business needs. The base pay actually offered will take into account internal equity and also may vary depending on the candidate’s geographic region, job-related knowledge, skills, and experience among other factors. A bonus and/or long-term incentive units may be provided as part of the compensation package, in addition to the full range of medical, financial, and/or other benefits, dependent on the level and position offered.
Sobre o Disney Entertainment Television:
A Disney Entertainment Television é uma coleção de renomadas marcas de conteúdo da The Walt Disney Company que criam programação original de entretenimento e notícias para as plataformas de streaming da empresa Disney+, Hulu e Star, e suas redes de radiodifusão e a cabo. Seu amplo portfólio é composto por ABC Entertainment, ABC News, ABC Owned Television Stations, Disney Branded Television, Freeform, FX, Hulu Originals, National Geographic Content e Onyx Collective, além dos Disney Television Studios, que abrangem 20th Television, 20th Television Animation, ABC Signature e Walt Disney Television lternative. Responsável por mais de 4.500 horas de programação por ano em mais de 300 programas de todos os gêneros, as marcas criativas da Disney Entertainment Television estão na vanguarda da narrativa inovadora, cativando públicos e recebendo aclamação da crítica. Em 2023, a excelência em programação da Disney Entertainment Television recebeu 163 indicações ao Emmy® nas categorias diurna, horário nobre, noticiários e documentários, e crianças e família.
Sobre The Walt Disney Company:
A The Walt Disney Company, juntamente com suas subsidiárias e afiliadas, é uma líder diversificada em entretenimento familiar e mídia internacional que inclui três segmentos principais de negócios: Disney Entertainment, ESPN e Disney Experiences. Desde seus primeiros passos como um estúdio de desenho animado na década de 1920 até se tornar o atual nome de destaque na indústria do entretenimento, a Disney orgulhosamente dá continuidade a seu legado de criação de histórias e experiências de padrão internacional para toda a família. As histórias, personagens e experiências da Disney tocam consumidores e visitantes de todas as partes do mundo. Com operações em mais de 40 países, nossos funcionários e colaboradores trabalham juntos para criar experiências de entretenimento adoradas por todos.
Esta vaga é oferecida junto à National Geographic Partners PAY SVC, que é parte de um segmento de negócios que chamamos de Disney Entertainment Television.
National Geographic Partners PAY SVC é um empregador de oportunidades iguais. Os candidatos serão selecionados para emprego independente de raça, religião, cor, sexo, orientação sexual, gênero, identidade de gênero, expressão de gênero, nacionalidade, ancestralidade, idade, estado civil, status militar ou de veterano, quadro clínico, informações genéticas ou deficiência, ou qualquer outro motivo proibido por lei federal, estadual ou local. A Disney defende um ambiente de negócios em que ideias e decisões de todas as pessoas nos ajudam a crescer, inovar, criar as melhores histórias e ser relevantes em um mundo em constante evolução.
ACOMODAÇÃO PARA PESSOAS COM NECESSIDADES ESPECIAIS PARA CANDIDATURAS A EMPREGO
The Walt Disney Company and its Affiliated Companies are Equal Employment Opportunity employers and welcome all job seekers including individuals with disabilities and veterans with disabilities. If you have a disability and believe you need a reasonable accommodation in order to search for a job opening or apply for a position, visit the Disney candidate disability accommodations FAQs. We will only respond to those requests that are related to the accessibility of the online application system due to a disability.
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