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Banquets/Catering Administrative Assistant, $22.25 - $31.95/hour

Identifiant de l’offre d’emploi 10115269 Lieu Kapolei, Hawaï, États-Unis Entreprise Aulani, A Disney Resort & Spa Date de publication Mar. 11, 2025
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Résumé du poste:

Aulani, A Disney Resort & Spa, is more than an enchanting, family-friendly destination. We’ve combined the spirit of O`ahu with the magic of Disney to build a place where guests and cast members alike can feel the magic, can feel the spirit of the island and can truly feel welcome. Here, you’ll bring the spirit of the islands to life in every part of your role. Are you ready to join this team and make an impact?


The Administrative Assistant will fully support the Banquet Operations team with general administrative responsibilities to include calendar maintenance, facilitating amenity requests for Guests, as well as preparing reports, presentations, expense reports, managing the planning, coordination and execution of business travel. 

Additionally, the Administrative Assistant will assist with Catering general administrative duties to include, but not limited to maintaining up-to-date banquet event orders, planning in-house bookings, event billing, purchasing and managing supply inventories and other duties.

This is a full-time position reporting to the Banquet & Events Services Director and will be based in an office at our stunning Aulani Resort on Oahu, Hawaii.

What you will do:

  • Provide any requested administrative support for the Banquet Operations Team
  • Coordinate completion of tasks and projects requested
  • Accurately schedule meeting times, locations, invitees and any A/V requirements via Outlook
  • Provide professional telephone etiquette for Managers and for other administrative professionals when they are away from their desks
  • Assisting in planning and execution of cast recognition programs 
  • Prepare presentation material for department staff as requested
  • Manage the planning, coordination and execution of business travel for Managers according to Company guidelines
  • Ensure accuracy in completing expense reports for Banquet Operations team
  • Monitor department fiscal status and ensure all reports are accurate
  • Process payment requests, invoices, check requests, purchase orders and service entries in a timely manner
  • Facilitate amenity requests for guests staying at Aulani
  • Provide backup support to Sales/Catering Services support teams 
  • Other duties as assigned

Here’s what you will need to be successful in the job:

  • Minimum 3 years of related experience
  • Strong Computer Skills (Microsoft Outlook, Excel, Word and PowerPoint; Internet; SharePoint)
  • Proficient communication skills, specifically with email correspondence and telephone etiquette
  • Ability to recognize challenges and submit creative solutions
  • Proven time management skills (meets deadlines, prioritizes tasks)
  • Proven social skills/cultural sensitivity/diversity
  • Service oriented

Preferred Qualifications:

  • Experience supporting a department leader / manager preferred
  • Knowledge and understanding of Catering/Banquet or Food & Beverage Operations
  • Experience in Catering-related computer programs, purchasing programs and expense reporting programs

Benefits and Perks:
Disney offers a rewards package to help you live your best life. This includes health and savings benefits, educational opportunities and special extras that only Disney can provide. Learn more about our benefits and perks at https://jobs.disneycareers.com/aulani-benefits 
 


The hiring range for this position in Hawaii is $22.25 to $31.95 per hour. The base pay actually offered may vary depending on the candidate’s geographic region, job-related knowledge, skills, and experience, among other factors. To learn more about our benefits visit: https://jobs.disneycareers.com/benefits.

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À propos de Aulani, A Disney Resort & Spa:

Alliant la beauté naturelle et l’esprit des îles hawaïennes à une touche de magie Disney, Aulani, un Disney Resort & Spa adopte et célèbre la culture et la narration hawaïennes. Situé sur un domaine littoral de près de 8,5 hectares sur l’île d’O’ahu, le complexe hôtelier a été spécialement conçu pour permettre aux familles de découvrir la culture, l’histoire et les traditions d’Hawaï sur un fond de ciel bleu et de panoramas magnifiques. Les Cast Members jouent un rôle essentiel pour donner vie aux histoires d’Hawaï, tout en préservant le service réputé et les offres de divertissement enchanteresses de Disney.

Sur The Walt Disney Company:

The Walt Disney Company, ainsi que ses filiales et sociétés affiliées, forme l’une des principales entreprises internationales diversifiées de divertissement familial et de médias. Elle comprend trois secteurs d'activités essentiels : Disney Entertainment, ESPN et Disney Experiences. Depuis ses modestes débuts en tant que studio de dessins animés dans les années 1920 jusqu’à son statut de référence actuel dans le secteur du divertissement, Disney poursuit fièrement sa tradition de création d’histoires et d’expériences exceptionnelles pour tous les membres de la famille. Les histoires, les personnages et les expériences de Disney touchent les consommateurs et les visiteurs du monde entier. À travers nos activités présentes dans plus de 40 pays, nos employés et cast members collaborent pour créer des expériences de divertissement appréciées à la fois au niveau universel et local.

Le poste est rattaché à DVC Hawaii Management Company, LLC qui fait partie d’une entreprise que nous appelons Aulani, A Disney Resort & Spa.

DVC Hawaii Management Company, LLC est un employeur qui souscrit au principe d’égalité des chances à l’emploi. Les candidat(e)s seront pris(es) en considération pour un emploi sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’orientation sexuelle, de genre, d’identité de genre, d’expression de genre, d’origine nationale, d’ascendance, d’âge, d’état matrimonial, de statut militaire ou d’ancien combattant, d’état de santé, d’informations génétiques ou de handicap, ou de tout autre motif interdit par la loi fédérale, étatique ou locale. Disney défend un environnement commercial où les idées et décisions de tous et toutes nous aident à grandir, innover, créer les meilleures histoires et être pertinents dans un monde en évolution constante.

AMÉNAGEMENT POUR LES PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP POUR LES CANDIDATURES

The Walt Disney Company and its Affiliated Companies are Equal Employment Opportunity employers and welcome all job seekers including individuals with disabilities and veterans with disabilities. If you have a disability and believe you need a reasonable accommodation in order to search for a job opening or apply for a position, visit the Disney candidate disability accommodations FAQs. We will only respond to those requests that are related to the accessibility of the online application system due to a disability.

Des problèmes techniques ? Consultez la FAQ pour obtenir de l’aide.

Processus de recrutement

  • Où commence votre histoire ?

    Explorez le blog Carrières Disney et La vie chez Disney pour en savoir plus sur toutes les opportunités incroyables qui s’offrent à vous chez The Walt Disney Company.

  • Faites partie de l’histoire

    Il existe de nombreuses marques et entreprises différentes à découvrir. Une fois que vous aurez trouvé l’opportunité qui vous convient, passez à l’étape suivante en soumettant votre candidature.

  • Le chapitre suivant

    Une fois que vous aurez postulé, vous recevrez un e-mail vous permettant d’accéder à votre tableau de bord de candidat. Créez votre connexion et assurez-vous de vérifier votre tableau de bord fréquemment pour voir la progression de votre application.

Explorer cet emplacement Kapolei, Hawaï

Situé à l’angle sud-ouest de l’île d’O’ahu, Kapolei est un centre moderne pour les Hawaïens à la recherche d’aménagements urbains sans le niveau d’activité frénétique que peut attirer la capitale de l’État, Honolulu.

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