Executive Assistant (National Geographic Content)
Detalles del empleo:
The National Geographic Publicity team is seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to support senior leadership with a variety of administrative responsibilities. This role includes managing calendars, completing expense reports, coordinating travel, handling internal and external communications, and assisting with content publicity and events. The Executive Assistant will support the team in creating presentation materials, providing project management, organizing department meetings, and collecting weekly updates for senior leadership.
The ideal candidate will be an effective administrator, maintaining confidentiality and representing the department professionally to both internal and external stakeholders. A high level of attention to detail, the ability to manage multiple projects with tight deadlines, and a professional demeanor are essential. Strong verbal and written communication skills and proficiency with office software are required.
Key Responsibilities:
Provide day-to-day administrative support for three senior leaders within the publicity and events team.
Manage schedules, calendars, and meetings, providing real-time scheduling support.
Coordinate meetings with necessary details and ensure effective communication.
Handle office tasks such as creating reports, preparing presentations, and setting up for meetings and events.
Manage leaders’ time efficiently, multi-task, and communicate clearly with team members.
Screen and prioritize incoming emails, forwarding them to appropriate team members.
Arrange travel plans, including flights, cars, and hotel reservations, ensuring travel details are accessible to leaders.
Prepare and submit business-related expenses using Concur/SAP delegate role in a timely manner.
Regularly correspond with senior-level executives’ assistants and external/internal partners professionally via phone and email.
Support the Nat Geo Content Communications team by sending PR updates and assisting with screening events.
Handle executive mail, shipping requests, supply orders, and invoice processing.
Take on additional administrative projects as assigned.
Basic Qualifications:
1+ years of experience on a high-volume desk in a fast-paced environment.
Strong commitment to maintaining confidentiality for all matters and documents.
Ability to make independent decisions regarding sensitive and confidential information.
Exceptional attention to detail and organizational skills with the ability to manage multiple high-priority projects.
Proactive in anticipating executive needs and efficiently managing office time.
Professional, friendly demeanor for handling a variety of responsibilities and interacting with diverse personalities.
Ability to work under tight deadlines while maintaining a calm and professional attitude.
Strong written and verbal communication skills to effectively interact with senior executives and business contacts.
Proficiency in administrative skills including phone handling, filing, and general office tasks.
Competence in Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Keynote, Google Sheets, and Zoom.
Willingness to work overtime when required.
Team player with the ability to work collaboratively across various departments.
Positive attitude, proactive, resourceful, and flexible.
Preferred Qualifications:
1+ years of experience as an Executive Assistant supporting a senior executive (e.g., Vice President).
Passion for television and familiarity with industry concepts and practices, particularly in marketing.
Experience in the entertainment industry, ideally within publicity or marketing.
Ability to troubleshoot technical issues as they arise.
Working knowledge of SAP and Concur systems.
Experience in project management.
Experience working with talent and staffing events.
Required Education:
Bachelor’s degree in communications, journalism, or a related field preferred.
The hiring range for this position in New York, NY is $54,400.00 to $74,800.00 per year based on a 40-hour work week. The amount of hours scheduled per week may vary based on business needs. The base pay actually offered will take into account internal equity and also may vary depending on the candidate’s geographic region, job-related knowledge, skills, and experience among other factors. A bonus and/or long-term incentive units may be provided as part of the compensation package, in addition to the full range of medical, financial, and/or other benefits, dependent on the level and position offered.
Acerca de Disney Entertainment Television:
Disney Entertainment Television es una colección de marcas de contenido de renombre de The Walt Disney Company que crea programación original de entretenimiento y noticias para las plataformas de streaming de Disney+, Hulu y Star de la compañía, y sus canales de televisión y cable. Su amplia cartera está compuesta por ABC Entertainment, ABC News, ABC Owned Television Stations, Disney Branded Television, Freeform, FX, Hulu Originals, National Geographic Content y Onyx Collective, además de Disney Television Studios, que incluye a 20th Television, 20th Television Animation, ABC Signature y Walt Disney Television Alternative. Las marcas creativas de Disney Entertainment Television están a la vanguardia de la narrativa innovadora que cautiva a las audiencias y es aclamada por la crítica, con más de 4500 horas de programación al año en más de 300 programas de todos los géneros En 2023, la excelencia en programación de Disney Entertainment Television obtuvo 163 nominaciones a los premios Emmy® en las categorías daytime, prime time, noticias y documentales, e infantil y familiar.
Acerca de The Walt Disney Company:
The Walt Disney Company, junto con sus subsidiarias y afiliadas, es una empresa internacional diversificada líder en entretenimiento familiar y medios de comunicación que incluye tres segmentos comerciales principales: Disney Entertainment, ESPN y Disney Experiences. Desde sus humildes comienzos como estudio de dibujos animados en la década de 1920 hasta su reconocido nombre en la industria del entretenimiento en la actualidad, Disney continúa con orgullo su legado de crear historias y experiencias de clase mundial para toda la familia. Las historias, los personajes y las experiencias de Disney llegan a consumidores e invitados de todos los rincones del mundo. Con operaciones en más de 40 países, nuestros empleados y miembros del elenco trabajan juntos para crear experiencias de entretenimiento que sean apreciadas a nivel local y global.
Este puesto es en National Geographic Partners PAY SVC, que forma parte de una empresa comercial que denominamos Disney Entertainment Television.
National Geographic Partners PAY SVC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Los solicitantes recibirán consideración para el empleo independientemente de su raza, religión, color, sexo, orientación sexual, género, identidad de género, expresión de género, nacionalidad, ascendencia, edad, estado civil, condición de militar o veterano, afección médica, información genética o discapacidad, o cualquier otro fundamento prohibido por la ley federal, estatal o local. Disney defiende un entorno empresarial donde las ideas y decisiones de todas las personas nos ayudan a crecer, innovar, crear las mejores historias y ser relevantes en un mundo en constante evolución.
ADAPTACIÓN POR DISCAPACIDAD PARA SOLICITUDES DE EMPLEO
The Walt Disney Company and its Affiliated Companies are Equal Employment Opportunity employers and welcome all job seekers including individuals with disabilities and veterans with disabilities. If you have a disability and believe you need a reasonable accommodation in order to search for a job opening or apply for a position, visit the Disney candidate disability accommodations FAQs. We will only respond to those requests that are related to the accessibility of the online application system due to a disability.
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